A DANFE é a folha que acompanha a nota fiscal eletrônica: o resumo da NF-e em papel ou em PDF, com o código de barras e a chave de acesso. Quem compra pela internet, quem trabalha com estoque ou quem manda papelada ao contador precisa dela o tempo todo. O jeito de conseguir a DANFE online depende do que você tem em mãos: o arquivo XML da nota ou só a chave de acesso.
Já tem o XML? Gere a DANFE em PDF agora mesmo em XML para PDF. Tem só a chave? Veja o item 02.
01 Com o arquivo XML: o caminho mais rápido
O XML é o arquivo oficial da nota, que a loja ou o fornecedor costuma mandar por e-mail junto com o PDF, com um nome terminado em .xml.
- Abra XML para PDF.
- Escolha o XML da nota. Dá para escolher vários de uma vez.
- Baixe a DANFE em PDF e imprima ou mande para quem pediu.
O XML é lido no seu próprio aparelho e não é enviado para lugar nenhum. A ferramenta também confere a assinatura digital que vem dentro do XML: se o arquivo não tem a autorização da SEFAZ ou foi alterado, o PDF sai marcado como "SEM VALOR FISCAL", para ninguém usar uma nota errada sem perceber. O XML do CT-e vira o DACTE, e o da nota de serviço do padrão nacional vira o DANFSe.
02 Só com a chave de acesso
A chave de acesso é o número de 44 dígitos que aparece perto do código de barras da DANFE. Com ela, a consulta oficial é no Portal Nacional da NF-e, do governo:
- Entre no Portal da NF-e e procure a opção "Consultar NF-e".
- Digite a chave de 44 dígitos, confirme o captcha e continue.
- O portal mostra um resumo da nota e a situação dela, como autorizada ou cancelada.
Para baixar o documento completo pelo portal, o governo costuma pedir um certificado digital do emitente ou do destinatário. Sem certificado, o mais simples é pedir o XML a quem emitiu a nota e usar o caminho do item 01.
A NFC-e, o cupom fiscal das lojas, é consultada no site da SEFAZ de cada estado, pelo QR Code do cupom. O CT-e tem um portal próprio.
03 A DANFE vale como nota?
Não sozinha. O documento fiscal é o XML autorizado pela SEFAZ; a DANFE é a representação dele. Por isso, para conferir se uma nota existe e não foi cancelada, a referência é sempre a consulta da chave no portal oficial.
04 Muitas notas de uma vez
Para o contador ou para o controle da loja, transforme centenas de XML numa planilha, com as notas, os itens e os impostos, em XML de nota fiscal para Excel. Para mandar várias DANFEs num arquivo só, gere os PDFs e una em Juntar PDF.
05 Cuidados
- Desconfie de site que pede a senha do seu certificado digital ou do gov.br para "consultar" uma nota.
- Guarde o XML das notas que você recebe: é ele que vale numa fiscalização ou numa troca de produto.
- Na dúvida sobre uma nota, fale com quem a emitiu ou com o seu contador.
06 Perguntas comuns
Dá para baixar a DANFE em PDF só com a chave de acesso? A consulta pela chave mostra um resumo da nota e a situação dela. Para baixar o documento completo, o portal do governo costuma pedir certificado digital. Sem certificado, peça o XML a quem emitiu e gere o PDF pelo item 01.
O que as pessoas chamam de "DANFE completa"? Em geral, é a folha inteira, com os produtos, os impostos e o transporte, e não só o resumo que aparece na consulta pela chave. A DANFE gerada a partir do XML traz todos esses dados, em quantas folhas forem precisas.
Dá para imprimir a DANFE numa folha A4 comum? Dá. A DANFE gerada pelo XML sai em folha A4, em pé. Na hora de imprimir, deixe a escala em 100% para o código de barras sair na medida certa.