Escola, faculdade, imobiliária, banco: cada vez mais lugares pedem "todos os documentos num único arquivo PDF". O pedido parece simples até você olhar o que tem em mãos: fotos do RG no celular, um comprovante de residência baixado do site da companhia de luz, uma ficha para preencher em Word e um histórico escaneado em outro PDF. Este guia mostra como transformar tudo isso num arquivo só, na ordem certa e com um tamanho que o sistema aceita, sem instalar nada.
01 Faça a lista antes de abrir qualquer ferramenta
Copie a lista de documentos exatamente como o lugar pediu, na mesma ordem. Junto de cada item, anote:
- se precisa da frente e do verso;
- se é o documento inteiro ou só uma página, como a primeira folha de um extrato;
- se o lugar quer um PDF único ou um arquivo para cada documento;
- se existe tamanho máximo para o arquivo e um nome obrigatório.
Essa lista vira o roteiro de todo o resto, inclusive a ordem das páginas no PDF final.
02 Fotografe os papéis com cuidado
Um documento ilegível é devolvido, e você perde dias. Para a foto sair boa:
- tire o documento do plástico, que faz reflexo;
- apoie o papel numa mesa escura, com bastante luz e sem flash;
- segure o celular paralelo à folha, bem de cima, sem inclinar;
- deixe as quatro bordas aparecendo e os dedos fora da foto;
- fotografe a frente e o verso em fotos separadas.
Antes de seguir, dê zoom em cada foto e confira se dá para ler os números. É muito mais fácil tirar outra foto agora do que descobrir o problema depois do envio.
03 Transforme cada parte em PDF
Cada tipo de arquivo tem o seu caminho:
- Fotos (JPG ou PNG). Em JPG para PDF, escolha todas as fotos de uma vez e arrume a ordem na lista: cada foto vira uma página. Gire a que estiver deitada pelos botões embaixo da miniatura. O tamanho A4 é o que a maioria dos sistemas espera.
- Fotos do iPhone em HEIC. Se a página avisar que o navegador não abre o arquivo, converta antes em HEIC para JPG.
- Ficha ou declaração em Word. Use Word para PDF. Para uma planilha ou uma apresentação, Converter para PDF aceita qualquer arquivo do Office, um de cada vez. Esses documentos vão ao nosso servidor na União Europeia só para virar PDF e somem de lá logo que o resultado chega a você.
- PDFs que você já tem, como um boleto ou um comprovante baixado: deixe como estão.
04 Junte tudo na ordem da lista
Abra Juntar PDF e escolha todos os PDFs. Arraste cada um para a posição certa, ou use os botões Subir e Descer. Se de um arquivo só interessa uma parte, escreva em "Escolher páginas" quais devem entrar: 1 pega só a primeira, e 1-2 pega as duas primeiras. Toque em "Juntar PDF" e baixe o resultado.
Depois, abra o arquivo novo e passe página por página, comparando com a lista:
- página deitada: corrija em Girar PDF;
- página sobrando, como uma folha em branco do scanner: tire em Excluir páginas;
- ordem trocada: arrume em Organizar PDF, arrastando as miniaturas.
05 Quando o PDF passa do tamanho permitido
As fotos entram no PDF praticamente com o mesmo peso que têm, então o arquivo final pesa perto da soma delas. Por isso, a saída é diminuir as fotos antes de montar o PDF.
Em Comprimir imagem, escolha "Até um tamanho em KB" e faça uma conta simples: divida o limite pelo número de fotos e deixe uma folga. Por exemplo, se o sistema aceita 5 MB e são 10 fotos, algo perto de 400 KB por foto deixa espaço para as outras páginas. Depois, monte o PDF de novo com as fotos comprimidas.
06 Erros que fazem o pedido voltar
- Esquecer o verso do documento de identidade ou trocar a frente com o verso de outro documento.
- Mandar vários anexos quando pediram um arquivo só, ou o contrário.
- PDF com senha. Extratos e faturas às vezes vêm protegidos e não entram no Juntar PDF. Abra no aplicativo em que você coloca a senha, salve uma versão sem proteção e use a versão nova.
- Nome genérico, como "documento.pdf". Use o nome que o lugar pediu ou algo claro, como "matricula-ana-souza.pdf".
- Não conferir o arquivo final. Abra o PDF baixado no celular, do começo ao fim, antes de enviar.
Se os documentos são fotos do iPhone, a receita Fotos do iPhone num PDF faz HEIC para JPG, JPG para PDF e Comprimir um depois do outro, sem você baixar o arquivo a cada passo.
07 Seus documentos e a validade deles
Fotos e PDFs são trabalhados no seu navegador e não saem do aparelho em nenhum passo deste guia. A exceção são os arquivos do Word, do Excel e do PowerPoint, que passam pelo nosso servidor só durante a conversão e são apagados em seguida.
Juntar documentos num PDF não autentica nem dá validade a eles. Quem recebe pode pedir os originais, cópias autenticadas ou outra forma de conferência. As regras do lugar para onde você vai mandar sempre valem mais do que este guia.