Prefeitura, universidade, conselho profissional, tribunal: quase todo protocolo on-line pede o documento em PDF, e muitos sistemas nem aceitam o arquivo do Word. O motivo é prático. O PDF abre igual em qualquer computador, mantém as páginas do jeito que você montou e não é alterado sem querer por quem recebe. Este guia mostra como sair do arquivo do Word para um PDF pronto para protocolar, com os anexos, e o que conferir antes de enviar.
01 Leia as regras do protocolo
Antes de converter, procure no site do órgão, no edital ou no aviso do sistema as regras de envio. Anote:
- se o requerimento e os anexos vão num arquivo só ou cada documento em um arquivo;
- o tamanho máximo de cada arquivo e o número máximo de anexos;
- se existe modelo obrigatório de requerimento, que você deve usar no lugar do seu;
- se o documento precisa de assinatura, e de que tipo.
Alguns sistemas pedem um tipo especial de PDF, como o PDF/A, feito para guardar documentos por muitos anos. O PDF gerado no dicode.ai é um PDF comum. Se o órgão exigir outro tipo, siga a orientação dele.
02 Revise o texto ainda no Word
Corrigir no PDF é difícil; no Word é rápido. Antes de converter, confira:
- nome completo, CPF, número do processo, endereço e data;
- se o pedido está claro logo no primeiro parágrafo;
- se as alterações controladas foram aceitas e os comentários apagados, para não aparecerem no PDF;
- se as páginas estão numeradas, o que ajuda quem vai ler;
- se o tamanho da página é A4, o mais comum no Brasil.
Fontes comuns, como Arial, Times New Roman e Calibri, saem no PDF com o mesmo espaço do original. Fontes pouco comuns podem ser trocadas por outra parecida e mudar uma quebra de linha. Se a aparência precisa ser exata, use uma das fontes comuns.
03 Converta para PDF
- Salve o documento no Word e feche.
- Abra Word para PDF e toque em "Selecionar documento". Valem DOCX, DOC, ODT e RTF.
- Se a página pedir, confirme a verificação anti-robô. Ela aparece antes do envio.
- Toque em "Converter para PDF" e baixe o arquivo.
Esta é uma das poucas ferramentas do dicode.ai que usa o servidor. O documento vai por conexão segura até o nosso servidor na União Europeia, é convertido só na memória e apagado assim que o PDF volta, junto com o próprio PDF. No uso grátis há um teto de megabytes por documento e de conversões a cada hora; os números aparecem na página antes de você enviar. Documentos com senha ou com macro não são aceitos.
Se você também precisa mandar uma planilha, use Excel para PDF. Para qualquer arquivo do Office, Converter para PDF reconhece o tipo sozinho.
04 Confira o PDF antes de mandar
Abra o PDF baixado e leia do começo ao fim. Veja se:
- os acentos e os símbolos saíram certos;
- nenhuma tabela ou imagem foi cortada no fim da página;
- o número de páginas é o esperado;
- a assinatura, se houver, está no lugar.
Se algo saiu diferente, corrija no Word e converta de novo. Não tente consertar o PDF depois.
05 Anexos: juntos ou separados
Siga o que o sistema pedir. Para montar os anexos:
- documentos em papel: fotografe e transforme em PDF em JPG para PDF;
- só uma parte de um PDF grande, como a página de uma certidão: separe em Extrair páginas;
- tudo num arquivo só, com o requerimento primeiro: use Juntar PDF e coloque os arquivos na ordem citada no texto.
Dê nomes claros aos arquivos, como "requerimento.pdf" e "anexo-1-comprovante.pdf", a não ser que o órgão peça outro padrão.
06 Assinatura e validade
Transformar o documento em PDF não assina nada e não dá a ele nenhum valor a mais. Se o órgão pedir assinatura, use a forma que ele aceita: assinar à mão e digitalizar, ou uma assinatura eletrônica indicada por ele. Faça a assinatura eletrônica sempre no fim, depois de juntar tudo: qualquer mudança no PDF depois de assinado, como girar ou juntar páginas, faz a assinatura deixar de valer.
07 Erros comuns
- Mandar o arquivo .docx quando o sistema pediu PDF.
- Passar do tamanho máximo por causa de fotos pesadas dentro do Word. Diminua as imagens no próprio Word antes de converter.
- Esquecer um anexo citado no texto do requerimento.
- Converter uma versão antiga do documento. Salve antes de escolher o arquivo.
- Deixar para o último dia do prazo. Sistemas de protocolo costumam ficar mais lentos perto do fim dos prazos, e um arquivo recusado pode não dar tempo de corrigir.
Se o documento vai para o PJe, a receita Mandar documento para o PJe faz Word para PDF, Juntar e Comprimir um depois do outro, sem você baixar o arquivo a cada passo.
Este guia ajuda a preparar o arquivo. Ele não é orientação jurídica: prazos, modelos e regras são do órgão para onde você vai mandar.