Quem tem conta gov.br pode assinar documentos digitalmente sem pagar nada e sem comprar certificado. É a chamada assinatura eletrônica gov.br. O serviço é do governo federal, funciona no navegador do computador ou do celular e confirma que foi você quem assinou com um código que chega no aplicativo gov.br. Este guia mostra o caminho completo: deixar a conta no nível certo, preparar o PDF, assinar, baixar o arquivo e conferir se a assinatura está lá.
01 O que você precisa antes de começar
- Conta gov.br de nível prata ou ouro. A conta bronze, que é a criada só com os dados do CPF, não assina. Veja o seu nível no próprio aplicativo gov.br ou na página da sua conta no site.
- O aplicativo gov.br instalado no celular, com o mesmo CPF e com as notificações permitidas. É por ele que chega o código que libera a assinatura.
- O documento pronto e revisado. Depois de assinado, ele não pode mais mudar. O serviço aceita PDF e também arquivos do Word, do LibreOffice e imagens, até 100 MB, mas o PDF é o caminho mais seguro: você vê exatamente as páginas que vai assinar.
02 Como subir a conta para prata ou ouro
Se a sua conta ainda é bronze, dá para subir de nível pelo aplicativo gov.br: na tela inicial há a opção de aumentar o nível. No site, o caminho fica nos selos de confiabilidade da sua conta. Os jeitos mais comuns são:
- Prata: reconhecimento facial pelo aplicativo, comparado com a foto da sua CNH; ou a confirmação pelo internet banking de um dos bancos credenciados.
- Ouro: reconhecimento facial comparado com o cadastro da Justiça Eleitoral (de quem fez a biometria para votar); a leitura do QR Code da nova Carteira de Identidade Nacional; ou um certificado digital ICP-Brasil.
Para assinar, prata já basta. O ouro libera outros serviços do governo que pedem mais segurança.
03 Deixe o PDF do jeito final
A assinatura digital "tranca" o arquivo: se alguém mudar uma vírgula depois, o validador acusa a mudança. Por isso, faça tudo antes de assinar:
- junte o documento e os anexos num arquivo só em Juntar PDF, se quem pediu quer um PDF único;
- diminua o tamanho em Comprimir PDF, se o sistema de quem vai receber tem limite de tamanho;
- se alguém também vai assinar à mão, com a assinatura desenhada de Assinar PDF, essa assinatura vem antes.
A ordem importa porque qualquer ferramenta que grava o PDF de novo, inclusive as nossas, apaga o valor da assinatura gov.br que já estava nele. A regra é simples: primeiro as assinaturas desenhadas e os ajustes, por último as assinaturas digitais.
04 Assinando no computador
- Abra o Assinador do gov.br, em assinador.iti.br, e entre com o seu CPF e a senha da conta gov.br.
- Clique em "Escolher arquivo" e selecione o PDF.
- Clique no lugar da página onde a assinatura deve aparecer. Escolha um espaço vazio, como a linha de assinatura ou o pé da última página, para o carimbo não cobrir nenhum texto.
- Clique em "Assinar digitalmente" e escolha a opção da conta gov.br.
- O aplicativo gov.br recebe um aviso com o código. Abra o aplicativo, veja o código nas notificações e digite-o no navegador.
- Depois da mensagem de sucesso, use o botão de baixar o arquivo assinado e guarde-o com um nome que você reconheça.
Não use "Imprimir" nem "Salvar como PDF" no arquivo assinado: a cópia que sai daí perde a assinatura digital, e só sobra o desenho do carimbo.
05 Assinando pelo celular
O mesmo endereço funciona no navegador do celular, e os passos são os mesmos. O código chega no aplicativo gov.br do próprio aparelho: deixe o navegador aberto, troque para o aplicativo, veja o código e volte para digitar. Quando baixar, o arquivo vai para a pasta de downloads ou de arquivos do celular, e é de lá que você o anexa no e-mail ou no WhatsApp.
O aplicativo gov.br também tem um caminho para assinar documentos dentro dele. Se preferir, use-o: o resultado é a mesma assinatura.
06 Quando mais de uma pessoa assina
Cada pessoa assina na sua vez, com a própria conta. A primeira assina e manda o arquivo assinado para a segunda, que coloca esse arquivo no Assinador e acrescenta a assinatura dela, e assim por diante. O que costuma dar errado é alguém assinar uma cópia do original, sem as assinaturas de antes. Aí surgem dois arquivos diferentes, e nenhum tem todas as assinaturas.
Combine a ordem antes, e diga a cada pessoa para quem mandar o arquivo depois de assinar. A página Pedir assinatura ajuda a montar essa lista e a mensagem para cada um.
07 Valide a assinatura gov.br
Antes de entregar, confira o arquivo baixado no validador oficial do governo, em validar.iti.gov.br. Lá você escolhe o PDF assinado e pede a validação. O resultado mostra quem assinou e se o arquivo mudou depois da assinatura. Esse serviço é do governo e recebe o arquivo para fazer a conferência.
Se preferir não enviar o arquivo a lugar nenhum, a página Validar assinatura digital faz uma primeira conferência no seu próprio aparelho: ela reconhece a assinatura do gov.br e mostra quem assinou e se o PDF mudou depois. O mesmo vale para conferir um documento que alguém assinou e mandou para você.
Alguns leitores de PDF, como o Adobe Acrobat Reader, podem mostrar um aviso de que não reconhecem quem emitiu a assinatura. Isso não quer dizer que ela é falsa: o leitor só não conhece a cadeia do gov.br. O validador do governo é a referência.
08 Simples, avançada ou qualificada
A lei brasileira separa as assinaturas eletrônicas em três tipos, do menos para o mais confiável:
| Tipo | O que é | Onde costuma ser usada |
|---|---|---|
| Simples | A imagem da assinatura no PDF, um "li e concordo" ou um e-mail | Recibos, propostas e termos combinados entre as partes |
| Avançada | A assinatura do gov.br, ligada à sua conta e ao seu celular | Requerimentos, declarações, recursos e contratos com órgãos públicos; a lei também a admite na junta comercial |
| Qualificada | Feita com certificado digital ICP-Brasil (e-CPF, e-CNPJ) | Compra, venda e registro de imóveis, que exigem esse tipo por lei; também pode ser pedida por cartórios, empresas e bancos |
A assinatura do gov.br é aceita pelos órgãos públicos federais na maior parte dos serviços, mas cada órgão pode pedir um nível maior e deve dizer no próprio site o que aceita. Entre pessoas e empresas, vale o que as partes combinarem. Para assinar com certificado ICP-Brasil, use Assinar com certificado digital. Todas as ferramentas de assinar e de conferir assinaturas estão juntas em Assinatura digital.
09 Erros comuns
- "Não consigo entrar no Assinador". Quase sempre é conta bronze. Suba de nível (passo 02) e tente de novo.
- O código não chegou. Abra o aplicativo gov.br com o mesmo CPF, confira se as notificações estão permitidas e veja a lista de avisos dentro dele. Se nada aparecer, volte ao navegador e peça a assinatura de novo para gerar outro código.
- Assinar a versão errada. Antes de escolher o arquivo, confira se é a versão final, com os anexos e as correções.
- Mexer depois de assinar. Juntar, comprimir, girar ou numerar páginas grava o PDF de novo e invalida a assinatura. Se precisar mudar algo, mude o arquivo sem assinatura e assine de novo.
- PDF com senha. Um PDF protegido pode não ser aceito pelo Assinador. Se a senha é sua, tire a proteção antes de assinar.
10 Sobre os seus dados
O Assinador e o validador são serviços do governo federal: para assinar e para conferir, o arquivo vai para os computadores deles. Por isso, use sempre os endereços oficiais acima, e desconfie de sites que pedem a sua senha do gov.br. As ferramentas do dicode.ai citadas neste guia são diferentes: rodam no seu navegador, e o arquivo não sai do seu aparelho.
Este guia explica o caminho comum e não substitui as regras de quem vai receber o documento. Antes de assinar algo importante, confirme com o órgão, o banco, o cartório ou a empresa qual tipo de assinatura eles aceitam.