Contrato de aluguel, proposta de emprego, autorização da escola, requerimento para um órgão público: quase tudo chega em PDF e volta assinado sem passar pela impressora. Só que "assinar o PDF" pode querer dizer coisas bem diferentes. Pode ser pôr a imagem da sua assinatura na página, assinar com a conta gov.br ou usar um certificado digital. Este guia mostra cada jeito, quando ele serve e como conferir o resultado, no celular ou no computador.
01 Antes de tudo: pergunte qual assinatura aceitam
A melhor assinatura é a que quem vai receber o documento aceita. Cartório, banco, junta comercial ou órgão público podem exigir um tipo específico, e o documento assinado do jeito errado costuma voltar. Antes de começar, pergunte: "posso assinar desenhando, pelo gov.br ou precisa ser com certificado digital?". Se a resposta for "tanto faz", o jeito mais rápido é o desenhado.
02 Os três tipos que a lei separa
A Lei 14.063, de 2020, deu nome a três níveis de assinatura eletrônica. Ela foi feita para a relação com o poder público, mas os nomes passaram a ser usados em todo lugar:
| Tipo | Como se faz | Onde costuma servir |
|---|---|---|
| Simples | A imagem da sua assinatura no PDF, desenhada, digitada ou fotografada | Propostas, recibos, termos e contratos combinados entre as partes |
| Avançada | A assinatura gov.br, ligada à sua conta e ao seu celular | Requerimentos, declarações e outros serviços públicos que a aceitam |
| Qualificada | Certificado digital da ICP-Brasil, como o e-CPF e o e-CNPJ | Quando a lei ou quem recebe exige, como na compra e no registro de imóveis |
Entre pessoas e empresas, a Medida Provisória 2.200-2, de 2001, diz duas coisas que ajudam a entender o resto. A assinatura com certificado da ICP-Brasil se presume verdadeira em relação a quem assinou. E outros meios também valem quando as partes aceitam esse meio. Ou seja: a assinatura simples não é "falsa" nem "inválida", mas depende de quem recebe concordar com ela, e prova menos sobre quem assinou.
03 Assinatura desenhada: o jeito mais rápido
Abra Assinar PDF e escolha o documento. Há três formas de criar a assinatura:
- Desenhar com o dedo, a caneta do tablet ou o mouse;
- Digitar o nome e escolher um dos estilos de letra de mão;
- Foto: assine numa folha branca, fotografe de perto, e o site tira o fundo do papel.
Coloque a assinatura no lugar certo, arraste e ajuste o tamanho pelo canto. Em contrato de várias folhas, crie também a rubrica e use "Rubricar todas as páginas". Depois, toque em "Salvar o PDF assinado" e em "Baixar".
No celular, esse é o caminho mais confortável: assinar com o dedo costuma sair mais natural do que com o mouse, e a opção Foto usa a câmera do próprio aparelho.
Uma dica que vale ouro: guarde a conversa ou o e-mail em que o documento foi combinado. A imagem da assinatura, sozinha, não prova quem a colocou ali, e qualquer pessoa que recebe o PDF consegue copiá-la.
04 Assinatura gov.br: de graça, para quem tem conta prata ou ouro
O governo federal oferece um assinador gratuito para quem tem conta gov.br de nível prata ou ouro. A confirmação chega por um código no aplicativo gov.br, e o resultado é uma assinatura avançada, aceita em muitos serviços públicos. O passo a passo completo, com o nível da conta, o código e a validação, está no guia Assinatura gov.br.
05 Certificado digital A1: a assinatura qualificada
Quem tem um certificado A1, o arquivo .pfx ou .p12 que a certificadora entrega, pode assinar em Assinar com certificado digital, sem instalar programa:
- Escolha o PDF.
- Escolha o arquivo do certificado e digite a senha dele. Confira o seu nome e a validade.
- Escolha se o carimbo com o seu nome aparece na página ou se a assinatura fica invisível, só no painel de assinaturas do leitor de PDF.
- Toque em "Assinar PDF". O arquivo pronto é conferido antes de aparecer o botão "Baixar".
O certificado, a senha e o PDF são lidos só no seu aparelho. A data e a hora da assinatura vêm do relógio do celular ou do computador, então confira se ele está certo. Certificado A3, guardado em cartão ou token, não funciona no navegador: nesse caso, use o programa da certificadora ou o gov.br.
06 Quando várias pessoas assinam
Contrato com locador, inquilino e fiador ou ata com vários sócios: o mesmo PDF passa por várias mãos, e a regra mais importante é a ordem. A assinatura digital, do gov.br ou com certificado, funciona como um lacre do arquivo inteiro: se alguém desenhar uma assinatura depois dela, o lacre se rompe. Então:
- primeiro, todas as assinaturas desenhadas;
- por último, as digitais, uma depois da outra.
Em Pedir assinatura, você escreve quem assina, na ordem, e diz como cada pessoa vai assinar. Ao tocar em "Preparar as mensagens", o site monta um texto para cada uma, com o link certo e para quem mandar o PDF depois. Se a lista ficar fora da ordem, a página avisa e arruma. No celular, o PDF vai junto pelo botão de compartilhar; no computador, você anexa o arquivo na mensagem. O site não acompanha quem já assinou: você fica sabendo quando o PDF voltar.
07 Recebeu um PDF assinado? Confira
O quadrinho com o nome de quem assinou, desenhado na página, pode ser copiado. Quem confirma a assinatura digital é a conta matemática guardada no arquivo. Em Validar assinatura de PDF, escolha o arquivo e toque em "Verificar assinaturas": para cada uma, aparece quem assinou, quem emitiu o certificado, se ele estava dentro da validade e se o PDF mudou depois.
Uma coisa essa conferência não faz: ver se o certificado foi cancelado antes de vencer. Para isso, use o validador oficial do ITI, em validar.iti.gov.br, onde o arquivo é enviado ao governo.
Se o arquivo chegou com o nome terminado em .p7s ou .p7m, ele é um documento assinado guardado num envelope. Abra em Abrir P7S e P7M, toque em "Abrir e conferir" e baixe o documento de dentro. A página da ferramenta explica a diferença entre os dois.
08 Erros comuns
- Assinar a versão errada. Antes de qualquer assinatura digital, confira se o PDF é o final, com os anexos e as correções. Depois dela, mudar uma vírgula invalida a assinatura.
- Mexer depois de assinar digitalmente. Juntar, comprimir, girar, numerar páginas ou desenhar outra assinatura grava o PDF de novo. A assinatura digital que estava nele deixa de valer, e o Assinar PDF avisa antes de fazer isso.
- Imprimir para PDF o arquivo assinado. A cópia perde a assinatura digital e fica só com o desenho do carimbo. Envie o arquivo que você baixou.
- PDF com senha. As ferramentas de assinar não abrem um PDF protegido. Se a senha é sua, tire antes em Desbloquear PDF e assine a cópia.
- Cada pessoa assinar uma cópia do original. Aí surgem vários arquivos, e nenhum tem todas as assinaturas. Combine a ordem e mande sempre o arquivo que voltou da pessoa anterior.
Perguntas comuns
Qual é o jeito mais fácil de assinar um PDF no celular? A assinatura desenhada, em Assinar PDF: você assina com o dedo, coloca no lugar e baixa. Se quem recebe pedir mais garantia, o gov.br também funciona pelo celular.
Preciso pagar para assinar um PDF? Não para a assinatura desenhada nem para a do gov.br. O certificado digital ICP-Brasil é comprado de uma certificadora; com ele em mãos, assinar aqui não custa nada.
A assinatura desenhada vale? Ela vale quando as partes aceitam esse meio, o que costuma bastar para propostas, recibos e termos combinados. Quando a lei ou quem recebe exige mais, use o gov.br ou o certificado digital.
Sobre os seus dados
As ferramentas do dicode.ai citadas aqui rodam no navegador do seu celular ou computador: o PDF, a assinatura, o certificado e a senha não são enviados para o dicode.ai. O assinador do gov.br e o validador do ITI são serviços do governo e recebem o arquivo para fazer o trabalho. Este guia explica o caminho comum e não substitui a regra de quem vai receber o documento: na dúvida, pergunte antes de assinar.